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管理业务-三是组织民营企业档案工作人员进行不同形式的业务学习

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第三,根據企業建檔的標準,制定民營企業建檔規範等指導性文件,明確提出歸檔的範圍、要求,以及民營企業建檔的重要性。在民營企業向市場監管局申請註冊時,將宣傳單直接發給企業,進行廣泛宣傳。

由於民營企業的規模、層次和承受能力不同,典型的示範帶頭作用顯得尤其重要。實踐證明:榜樣的力量是無窮的。枯桃花卉基地的檔案工作非常出色,為此,我們將其作為重點示範單位,在全區推廣這個典型。通過多種形式,宣傳他們的先進經驗,分期、分批、分層次地組織有關人員到枯桃花卉基地觀摩學習,讓他們帶着問題來,拿着答案去,實實在在有所收穫。通過靠典型引路,民營企業的檔案管理水平穩步提高。有很多企業,通過這種形式的參觀學習,發現了建立檔案帶來的諸多好處,從而意識到建立檔案的重要性,主動要求建檔。這種從「要我干」到「我要干」的轉變,促使民營企業檔案工作穩步提高。

民營企業檔案工作是進行現代化企業管理、企業文化建設的一項重要基礎性工作。只有不斷加強檔案工作,才能適應新時期民營企業發展要求。針對民營企業對檔案工作認識程度差異較大,檔案規範化管理水平參差不齊的現狀,抓好民營企業檔案工作,可採取四個方面的措施:

面對阻礙民營企業檔案工作發展的諸多環節,過去那種行政命令和檢查監督的做法和作風已遠遠不能適應時代發展的要求。結合企業樹立市場意識、質量意識、效益意識和管理意識的實際,在工作實踐中,我們採取主動服務、指導幫助的方法,緊緊抓住企業檔案工作必須為企業生產經營服務這條主線,開展優質服務和文明服務。為儘快打開工作局面,我們急企業所急,幫企業所需,堅持做到四到位:一是認識到位,深刻認識到抓好民營企業檔案工作就是促進全區經濟發展。二是人員到位,在人員少、任務重的情況下,為儘快提高他們的業務水平,派出業務骨幹深入企業靠上抓,保證了民營企業檔案工作的需要。三是指導到位,耐心講解業務知識,親自動手整理檔案,真正做到撲下身子干,手把手地教。四是管理到位,幫助企業建立檔案工作網絡,建立健全檔案管理機構和各項管理制度,制定工作任務等等。

隨着改革開放的不斷深入,民營企業蓬勃發展,在繁榮經濟、激活市場、合理配置和利用資源等方面起到了非常重要的作用,已成為社會主義市場經濟的重要組成部分。如何建立健全民營企業檔案,全面提高檔案信息經濟效益,使之更有效地為民營企業發展服務,是當前亟待研究和探討的問題。

總之,只有樹立強烈的服務意識,創新的服務理念,實現以「管理為主」向以「服務為主」的轉變,指導、協助民營企業建立檔案工作新秩序,才能推動民營企業檔案管理健康、協調發展。

在指導民營企業建檔的過程中,我們始終堅持主動服務、現場服務、超前服務、創新服務的原則,廣泛聯繫,主動登門,科學引導,促使企業檔案向企業方方面面延伸,讓檔案在企業生產經營管理過程中真正起到總結過去、指導現在、規劃未來的作用,起到紀錄企業歷史,維護企業權利,促進企業發展的作用。

(二)民營企業檔案意識薄弱,對檔案工作重視不夠。由於民營企業的快速發展,多數民營企業未建檔。造成這種情況的原因主要在於民營企業的經理或廠長檔案意識薄弱,員工素質參差不齊,企業管理水平高低不一,企業對檔案的重要性認識相對不足,一味追求經濟利益,認為只要能賺錢,建不建檔無礙大局。

(四)抓基礎強素質,增強業務技能,多種方式對民營企業檔案人員進行培訓。

(一)建立協調機構,加大宣傳力度,找准開展民營企業檔案工作的切入點。

筆者在對嶗山區的民營企業調研中發現:由於民營企業的產權是私有的,而與之相適應的檔案管理法規還不健全,民營企業檔案管理基本上處於「以我為主、各自為政」的狀態。具體表現在以下幾個方面:

一、民營企業檔案管理存在的問題

檔案管理人員素質的高低,直接影響到檔案工作的好壞,為在民營企業檔案工作中建立起一支業務水平高、整體素質強的檔案隊伍,首先要認真幫助企業選賢任能,把好人才關,選拔政治素質好、責任心強、吃苦耐勞的人員從事檔案工作。第二,針對民營企業的特點和需要,有計劃地舉辦民營企業檔案人員培訓班,使檔案員能夠學到真本領。在學好檔案基礎業務知識的同時,應重點學習企業檔案分類編號規則和整理規程。三是組織民營企業檔案工作人員進行不同形式的業務學習,加強企業之間的溝通與交流。注重根據不同的專題,聯繫實際進行實例分析,充分調動、發揮檔案人員的主動性和創造性,引導檔案人員提高檔案管理實際操作的能力。通過不同的形式,促使民營企業檔案隊伍業務水平和素質進一步提高。

(三)民營企業檔案管理混亂,沒有配備檔案人員。由於民營企業的檔案管理制度不完善,檔案管理隨意性較大,誰經辦的業務,文件材料就由誰保管。沒有配備檔案人員,沒有登記、歸檔制度制約,材料收集難度較大。有人員變動帶走檔案的,有保管不嚴拿走檔案的,隨意取捨,隨意收藏,不分年度,不分類別,不分保管期限,極大地影響了檔案的安全保管和有效利用。

(三)抓典型指方向,增強檔案意識,敦促民營企業檔案工作上水平。

二、抓好民營企業檔案工作的對策

其次,充分利用新聞媒體以及講座、走訪等多種形式,宣傳檔案工作,營造良好的建檔氛圍。把檔案管理與企業發展緊密聯繫在一起,以喚起企業家們對檔案管理的意識。讓民營企業充分意識到:企業檔案是企業的信息寶庫,是企業的文化財富,充分利用好寶貴的檔案信息資源,促進企業步入規範化管理軌道,是每一位企業家明智的選擇。

(二)抓住工作主線、強化服務意識,為企業發展提供及時有效的諮詢服務。

(一)民營企業沒有主管部門,建檔工作難以落實。有的企業認為,民營企業姓「私」不姓「公」,和政府部門沒有直接關係,包括領導和被領導、指導和被指導的關係。由於民營企業的性質是私有的,而與之相適應的檔案法規還不健全,多數民營企業長期處於「我行我素」的狀態,從而導致檔案工作難開展,意圖難貫徹,成為影響工作開展的關鍵。

針對民營企業沒有主管部門,建檔工作難落實的問題,在工作實踐中,我們聯合區市場監管局、工商聯,成立了民營企業檔案工作協調小組,負責做好民營企業建檔的組織領導、協調工作,形成齊抓共管、相互帶動、共同發展的局面。在多數民營企業檔案工作都相對滯后的情況下,要求民營企業同時達到較高的標準和水平是不現實的。這就有一個尊重現實,實事求是,找准工作切入點的問題。針對工作實際,在民營企業檔案管理方面,不搞一刀切,不使用固定、單一的管理模式,而是根據企業的意願,在不違反現行檔案法律法規和業務規範的情況下,讓民營企業選擇適合自己的管理運作方式。對經濟條件較好和規模較大的企業,在條件成熟的前提下,建議其走在前頭,高起點、高標準、規範化。對於經濟效益一般或較差的企業,尊重他們的承受能力,不強行拔高,允許其創造條件緩行一步,使他們有一種緊迫感,將來創造條件趕上來。本着這個原則開展工作,不下硬性指標,面上全部推進,點上穩步提高,實踐證明,這種做法深受民營企業的歡迎。

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